2.1. Boas Práticas


1. As Informações deverão ser respondidas a partir do e-mail no qual foi feito a solicitação para que a Coordenadoria de Informação e Desempenho tenha o controle das informações solicitadas e consiga realizar pesquisas no e-mail com maior eficiência. 

2. As Solicitações de Informações solicitadas pela Coordenadoria de Informação de Desempenho - CID, aos setores responsáveis pelo envio das informações (Diretorias, Pró-Reitorias, Coordenadorias etc) deverão ser respondidas pelos próprios setores responsáveis. Caso o Setor responsável tenha que solicitar a informação de outro setor ou servidor, a informação ser encaminhada ao setor responsável e posteriormente encaminhada pelo setor responsável a CID. Logo abaixo segue um exemplo.  

I - A CID solicita informação X à Pró-Reitoria de Administração-PRAD. A informação X é obtida pela PRAD através da Coordenadoria de Serviços Gerais - CSG.

II - A CSG encaminha por e-mail a informação a PRAD. 

III- Por fim a PRAD responde a CID, pelo e-mail original de solicitação da CID, as infomações encaminhadas pela CSG.  

 3. As Solicitações de Informações solicitadas a DTI que incluam consultas referente a cursos (Exemplo: consultar alunos dos cursos do Campus de Porto Velho) devem apresentar uma coluna identificando o código do Curso no SINGU e o Código do Curso no INEP (Código E-mec). 

 4. Qualquer Consulta que apresente como uma das colunas pesquisada o Curso deve conter outra coluna com a identificando o código do Curso no SINGU, outra coluna com o Código do Curso no INEP (Código E-mec), outra coluna com o Turno do Curso, outra coluna especificando se o curso é Bacharelado ou Licenciatura e outra coluna com o Ato autorizativo ou de Reconhecimento do Curso.   

 5. Qualquer Consulta que apresente como pesquisa de informações do SINGU como informação de aluno, docente, disciplina, departamento, curso etc, deverá apresentar em uma coluna com informações de chave primária (exemplo no caso de aluno deverá haver uma coluna ou com cpf do aluno ou com número de matrícula do aluno, no caso de disciplina, deve haver uma coluna com o código da disciplina, etc).  

 6. Todos os arquivos manipulados pela CID deverão ser salvo utilizando palavras chaves para facilitar possíveis consultas.  

 7. Sempre que realizar publicação de notícias sem arquivo ou não, favor deixar claro a data da publicação, na publicação. Caso haja arquivo anexado a publicação, no arquivo deverá constar o nome e a data da publicação. Caso haja retificação, daquilo que foi publicado, deve conter a data da publicação da retificação e a mesma regra vale para os arquivos. Essa boa parte é importante para que os interessados em realizar consultas tenham noção exata da ordem das publicações, assim como a ordem das possíveis retificações existentes.

 8. A Equipe da CID, na medida do possível deve se comunicar com os outros setores utilizando o e-mail institucional (cid@unir.br), e sempre se identificará no rodapé do e-mail. Quando não for possível utilizar o e-mail da CID, a equipe da CID, utilizará seu respectivo e-mail institucional e toda a comunicação que realizar de seu e-mail insticional deverá ser enviada como cópia para o e-mail institucional da CID, para controle das comunicações e informações estabelecidos pela referida Coordenação.   

9. Os Setores Responsáveis pelo envio de Informações deverão apresentar feedback regular de como as informações estão sendo elaboradas.

10. Os Setores Responsáveis devem estar cientes de que a coleta das informações são anuais, dessa forma, na medida do possível, as informações já devem ser coletadas durante o ano todo, levando em consideração as informações solicitadas no ano anterior, para que, no período que a CID, solicitar as informações.  

11. Os Setores Responsáveis devem, no momento que a CID entrar em contato solicitando informações indicar todos as pessoar competentes para manter comunicação com a CID, observando o que consta no item 9.

12. As informações solicitadas aos Setores Responsáveis deverão ser respondidas em um período de até três semanas anteriores a data estabelecida nas portarias de publicação do Censo, SIMEC, entre outras plataforma nas quais a CID tenha que inserir informações, para que, a CID, tenha condições de inserir as informações no sistema e verificar a possibilidade da existência de erros e entrar em contato com o respectivo Setor Responsável e Sanar os erros encontrados. 

13. Na medida do possível a os dados referentes ao processo seletivo e quadro de vagas devem ser obtidos da COPEVE. 

14. A Comunicação da CID junto aos setores pesquisados será realizada prioritariamente via e-mail institucional. Caso os Setores Pesquisados necessitem tirar dúvidas que não pode ser resolvidas presencialmente deverão agendar horário junto a equipe da CID, na sala da CID que se encontra na DPDI, conforme localidade apresentada neste link.

15. A CID, se achar relevante e necessário o encontro presencial para apresentar possíveis orientações e treinamentos junto aos Setores Pesquisados, entrará em contanto com o respectivo Setor Responsável para agendar horário e localidade para comunicação com o referido encontro.

16. Os links inseridos na página da CID, indicando arquivos ou endereços de outras páginas deverá apresentar outro link para acesso direto aos mesmos arquivos que se encontram na página da CID, de preferência em PDF, dos respectivos arquivos ou páginas. Arquivos que são originariamente planilhas também deve ser inserido em seu formato editável.

17. Os Departamentos devem possuir lista atualizada dos alunos Especiais (Código 200 no SINGU), para controle e esclarecimentos de dúvidas por parte da CID, junto aos Respectivos Departamentos e a Dirca, em situações nas quais é necessário esclarecer o tipo de ingresso do aluno. 

18. Na medida do possível os documentos gerados ou trabalhados na CID, devem ter nomes pequenos que contextualize a sua utilização. Arquivos que por seu título original sejam muito grande deve conter texto pequeno para contextualizar a informação e o restante da informação deve se apresentada como SIGLA (Exemplo: Arquivo do Censo referente a Justificar Aluno Censo Anterior, sendo que a Situação do ano no Censo Anterior é a de Semestre de Ingresso diferente da informada no Censo anterior, poderia ser salvo como Justificar Censo -  SIDICA, no qual SIDICA é sigla de Semestre de Ingresso diferente da informada no Censo anterior).

19. No Período de Auditoria é de responsabilidade do Pesquisador Institucional (Responsabilidade do Coordenador de Informação e Desempenho) Planejar as datas nas quais a UNIR realizará as auditorias em outras instituições assim como as auditorias realizadas por outras instituições na UNIR. Assim como após o planejamento das datas, informar a DIRCA e DTI para que no período de auditoria na UNIR haja representantes das respectivas diretorias para auxiliar a CID na entrega de documentação necessária a Auditoria.

20. De preferência as auditorias realizadas na UNIR e as auditorias que a UNIR for realizar em outras instituições deverão ocorrer em datas diferentes, para que o pesquisador e equipe institucional possam segregar as atividades de instituição que audita com instuição auditada. 

 

Pró-Reitoria de Planejamento - PROPLAN 
Diretoria de Planejamento, Desenvolvimento e Informação - DPDI
Coordenadoria de Informação de Desempenho - CID
Mais informações da Equipe da Coordenadoria no menu Estrutura e Competência da CID